Wanneer uw vennootschap aan u of uw werknemers onkostenvergoedingen betaalt, moet daarvan melding gemaakt worden op de loonfiches 281. De regels daarvoor zijn onlangs gewijzigd en in een recente circulaire (circ. 2022/C/62 van 29.06.2022) heeft de fiscus die wijziging becommentarieerd.
Fiscale regels voor kostenvergoedingen
Kostenvergoedingen. Wanneer u of een werknemer privé kosten maakt voor uw vennootschap, is de terugbetaling daarvan door haar geen belastbaar loon. Tenzij het gaat om restaurant- of autokosten, is die terugbetaling voor uw vennootschap in principe volledig aftrekbaar.
Drie soorten. De terugbetaling kan gebeuren op basis van bewijsstukken of forfaitair. Als het gaat om een forfaitaire terugbetaling, maakt de fiscus nog een onderscheid naargelang de vergoedingen al dan niet overeenkomstig ernstige normen vastgesteld zijn. Volgens ernstige normen zijn de thuiswerkvergoeding, de forfaitaire vergoedingen die ook federale ambtenaren krijgen (kilometer-, dagvergoedingen), forfaitaire vergoedingen goedgekeurd door de Rulingdienst en vergoedingen waarvan het bedrag bepaald is op basis van herhaalde waarnemingen en steekproeven.
Vermelding op fiche. Hoewel de terugbetaling van kosten geen loon is, moet ze wel vermeld worden op de loonfiches 281 (art. 57, eerste lid, 3° WIB 92) . Gebeurt dit niet, dan kan de fiscus op de terugbetalingen in principe de aanslag geheime commissielonen toepassen (art. 219 WIB 92) . De wijze waarop u de terugbetaling van kosten gemaakt voor de vennootschap of werkgever moet vermelden op de fiche is gewijzigd (wet van 27.06.2021, BS 30.06.2021) voor terugbetalingen sinds 01.01.2022.
Hoe vermelden op de fiche?
Wat is er veranderd? T.e.m. 31.12.2021 moest enkel voor forfaitaire vergoedingen die niet volgens ernstige normen vastgesteld waren, het bedrag op de fiche vermeld worden. Voor terugbetalingen op basis van bewijsstukken of forfaitaire terugbetalingen volgens ernstige normen volstond het dat in de rubriek ‘kosten eigen aan de vennootschap/werkgever’ op de fiche ‘JA’ ingevuld werd. Voortaan moet altijd het bedrag van de terugbetaling op de fiche gezet worden, ook als het gaat om een terugbetaling op basis van bewijsstukken of forfaitair volgens ernstige normen.
Let op! De boeking van de privé betaalde kosten als een tegoed op uw rekening-courant wordt ook als terugbetaling beschouwd en het bedrag ervan moet dus op de fiche vermeld worden.
Uitzondering. Eerder dit jaar had de minister gezegd dat de vermelding op de fiche niet moet als u of een werknemer enkel de betaling voorgeschoten heeft van een aankoop door de vennootschap of werkgever (vr. en antw. nr. 924, Leysen, 09.03.2022) . De circulaire verduidelijkt nu dat van een aankoop door de vennootschap of werkgever maar sprake is als er voor de aankoop een factuur of ander verantwoordingsstuk is dat de identiteit van de vennootschap of werkgever bevat.
Voorbeeld. U koopt kantoormateriaal voor uw vennootschap en uw vennootschap betaalt u terug. Heeft u enkel een kasticket of een factuur op uw naam, dan moet het terugbetaalde bedrag op uw fiche 281 vermeld worden. Heeft u een factuur laten opmaken op de naam en het btw-nummer van uw vennootschap, dan moet dat niet.
Tip. Bovendien kan in de tweede situatie de vennootschap/werkgever in principe de btw recupereren, en in de eerste situatie niet.
Van terugbetalingen, boekingen op de rekening-courant inbegrepen, van kosten eigen aan de vennootschap/werkgever moet sinds 01.01.2022 altijd het bedrag vermeld worden op de fiche. Enkel wanneer er een privébetaling is van een aankoop waarvoor een factuur of ander stuk met de identiteit van de vennootschap/werkgever opgemaakt werd, moet dat niet.